Melhor software de gerenciamento de documentos do Dropbox

11 Melhor software de gerenciamento de documentos de 2020 revisado

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Documentos e arquivos são uma parte essencial do seu negócio.

Esteja você administrando uma grande organização, uma pequena empresa ou até mesmo trabalhando em casa, é provável que esteja criando muitos documentos. Depois de criar esses documentos, você deve mantê-los seguros e organizados para garantir que sua equipe e clientes possam acessá-los facilmente.

Para simplificar, você pode usar software de gerenciamento de documentos.

A necessidade dessas ferramentas está aumentando, com o mercado global de software de gerenciamento de documentos provavelmente atingindo US $ 11,06 bilhões até 2028.

Essas ferramentas estão se tornando cada vez mais populares – e por um bom motivo.

Eles ajudam a manter os arquivos organizados e seguros para garantir uma colaboração perfeita entre todas as partes interessadas. Eles também simplificam o upload, o download ou o acesso a arquivos de qualquer plataforma, dispositivo ou navegador da web.

Para ajudá-lo a tomar a decisão certa, classifiquei e revi o melhor software de gerenciamento de documentos. Essas revisões são baseadas em seus principais recursos, facilidade de uso, integrações, ciclo de vida do documento, formatos de arquivo, automação do fluxo de trabalho, planos de preços e muito mais.

Vamos começar.

Qual é o melhor software de gerenciamento de documentos?

Aqui estão as minhas principais opções para o melhor software de gerenciamento de documentos a ser usado este ano.

1. Dropbox.

Melhor software de gerenciamento de documentos do Dropbox

O Dropbox é um dos mais populares sistemas de gerenciamento de documentos completos disponíveis. Permite o gerenciamento de ativos digitais para documentos tradicionais e multimídia. Também permite a edição dos documentos, e as alterações são visíveis em tempo real para outros usuários.

Com novos recursos, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar imagens em texto e toneladas de integrações de aplicativos de terceiros, você não pode errar com o Dropbox.

Características principais:

  • Ferramenta de transferência de conta – Ele permite que você transfira arquivos com segurança entre vários usuários em caso de reprodução aleatória ou alteração de responsabilidades.
  • Apresentação do Dropbox – Exiba todos os seus trabalhos em páginas gerenciadas profissionalmente e acompanhe os usuários que se envolvem com seus arquivos.
  • Integração de aplicativos de terceiros – O Dropbox oferece integração robusta com mais de 3.00.000 aplicativos conectados.
  • Suporte ao vivo – Seu suporte ao vivo oferece um serviço robusto por e-mail, bate-papo e telefonemas.

Prós:

  • Ofertas ‘limpeza remota’ recurso para limpar instantaneamente seus arquivos de dispositivos roubados e contas invadidas para manter os dados seguros
  • Permite monitorar a atividade da sua equipe através do painel do administrador
  • Fornece acesso temporário através de links expiráveis ​​e desativa downloads em links
  • Ajuda a recuperar arquivos excluídos, restaurando a versão anterior do arquivo
  • Sincroniza dispositivos e plataformas
  • Vem com um recurso chamado “Gerente de pasta da equipe” para ajudá-lo a obter controle e visibilidade sobre as pastas da equipe
  • Oferece uma série de planos de armazenamento flexíveis

Contras:

  • A versão móvel não é tão amigável quanto a versão para desktop
  • Os envios podem ser lentos

Preços:

Seus planos Standard e Advanced custam US $ 12,50 e US $ 20 por mês, respectivamente. O preço do seu plano Enterprise está disponível mediante solicitação.

2. Zoho Docs.

Software popular de gerenciamento de documentos Zoho Docs

O Zoho Docs é outro software popular de gerenciamento de documentos nesta lista. Ele permite armazenar e gerenciar todos os seus arquivos na nuvem com segurança. Ele também oferece poderosas ferramentas de colaboração, incluindo compartilhamento de grupo e sincronização bidirecional, para ajudá-lo a trabalhar com clientes e funcionários remotos com eficiência.

Características principais:

  • Armazenar documentos – Ele permite que os usuários armazenem facilmente arquivos grandes, incluindo vídeos, pastas e até bancos de dados completos.
  • Email In – Envie instantaneamente documentos do seu email ou scanner para a conta na nuvem sem fazer login.
  • Organização Limpa – Crie pastas e subpastas com facilidade para categorizar arquivos com base em projetos, funções e tipos de arquivos.
  • Sincronização bidirecional – Você pode trabalhar on-line ou off-line na área de trabalho – os arquivos são atualizados automaticamente quando você voltar a ficar on-line.

Prós:

  • Permite transferir um grande número de pastas sem bagunçar o pedido
  • Cria backup automático de arquivos para evitar perda de dados
  • Permite fazer upload de arquivos em massa
  • Permite criar um grupo para compartilhar arquivos com vários usuários ao mesmo tempo
  • Fornece bate-papo no aplicativo para colaborar com diferentes membros da equipe
  • Define lembretes e tarefas para gerenciar e delegar trabalho entre equipes
  • Salva seus arquivos em diferentes servidores em vários locais
  • Ele fornece segurança rigorosa, criptografando arquivos por meio de uma chave de 2048 bits baseada em RSA, criada via Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Oferece o recurso de trilha de auditoria para rastrear edições feitas por outros usuários
  • Permite personalizá-lo de acordo com seus requisitos de marca
  • Oferece uma versão gratuita para até 5 usuários

Contras:

  • A interface do usuário parece básica e datada
  • O tempo de carregamento do aplicativo é lento

Preços:

Seus planos pagos começam a partir de US $ 5 por mês em diante. Você também recebe uma avaliação gratuita de 15 dias.

3. eFileCabinet.

Imagem da capa do eFileCabinet

O eFileCabinet é outro poderoso sistema de gerenciamento de documentos (DMS) que ajuda a digitalizar e digitalizar arquivos instantaneamente. Também permite enviar um único arquivo em vários formatos com links protegidos por senha, categorizar e localizar arquivos facilmente.

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Características principais:

  • Pesquisa poderosa – Ele permite que uma pesquisa de texto completo procure qualquer arquivo localizado em qualquer pasta. Ele organiza, reconhece automaticamente, nomeia e armazena todos os documentos usando as informações presentes nos arquivos.
  • Gestão de fluxo de trabalho – Revise facilmente o instantâneo do seu fluxo de trabalho de documentos. Também permite que você dê uma olhada em estágios específicos do fluxo de trabalho.
  • Modelos incorporados – Utilize modelos para a estrutura de pastas que você deseja manter em todo o sistema. Você também pode executar a criação de documentos com nomes predefinidos.
  • Solicitações de arquivo – Permita que clientes e funcionários remotos carreguem arquivos remotamente no sistema através do acesso de convidado, aproveitando o recurso Solicitação de arquivo.

Prós:

  • Permite definir o controle de pastas, armários e gavetas de arquivos individuais
  • Você pode enviar uma solicitação de assinatura eletrônica a qualquer pessoa para qualquer documento
  • Permite manter uma trilha de auditoria separada para documentos assinados para garantir conformidade e segurança
  • Fornece um aplicativo de desktop fácil de usar
  • Importa emails e anexos em uma pasta predefinida
  • Oferece suporte técnico responsivo
  • Vem equipado com aplicativos móveis Android e iOS
  • Permite enviar documentos diretamente da câmera
  • Aproveite a autenticação de dois fatores e a permissão baseada em função para aumentar a segurança
  • Criptografia de ponta a ponta do compartilhamento e armazenamento de arquivos
  • Fornece integração com aplicativos de terceiros, incluindo Salesforce e Microsoft Office

Contras:

  • Poderia ser mais amigável

Preços:

Seus planos de assinatura começam em US $ 15 por mês e vão até US $ 199 por mês. Você também recebe uma demonstração gratuita.

4. Gaveta Digital.

Imagem da capa da gaveta digital

A gaveta digital é uma das opções preferidas das empresas de médio porte no varejo, manufatura e educação, entre outras. É capaz de digitalizar e armazenar documentos instantaneamente e oferece armazenamento de documentos no local para uma camada de segurança adicional.

Características principais:

  • Organização de documentos – Organize facilmente todos os seus documentos em um local centralizado com uma estrutura familiar de arquivos / pastas baseada no Windows. Também permite armazenar arquivos em vários gabinetes de arquivos para facilitar a segregação.
  • Flexível – Mesclar facilmente documentos ou adicionar páginas aos documentos já existentes. Você também pode rotular novamente os documentos com diferentes índices.
  • Importação fácil – Utilize os recursos de arrastar e soltar, copiar e colar e digitalizar ou importar recursos para importar facilmente arquivos diretamente para a unidade.
  • Segurança – Oferece segurança poderosa de todos os documentos através da criptografia AES de 128 bits. Você também pode aproveitar a trilha de auditoria para acompanhar as alterações feitas em qualquer documento.

Prós:

  • Personalize instantaneamente gabinetes de arquivos para requisitos comerciais específicos
  • Aproveite o controle de versão para obter acesso a versões mais antigas do mesmo arquivo
  • Com a pesquisa de palavras-chave e texto, você pode encontrar facilmente arquivos armazenados em qualquer pasta na unidade
  • Permite imprimir documentos diretamente da unidade
  • Capture e importe vários documentos ao mesmo tempo
  • Ele sincroniza as alterações feitas nos arquivos de qualquer dispositivo
  • Colabore facilmente com diferentes partes interessadas, revisando as alterações feitas no arquivo em tempo real
  • Oferece um teste gratuito

Contras:

  • Oferece recursos limitados
  • Não é adequado para grandes organizações

Preços:

Você pode comprar uma licença de usuário único do software a um custo único de US $ 1.200 ou pode optar por um plano de assinatura de US $ 500 / ano.

5. FileHold.

Software de nível empresarial FileHold

O FileHold é uma solução de gerenciamento de documentos corporativos (DMS), acessível e fácil de instalar. Você pode digitalizar, armazenar e indexar documentos facilmente através do software. Para garantir segurança absoluta, você também pode instalar o software no servidor local.

Características principais:

  • Formulários eletrônicos – Extraia facilmente informações de metadados de formulários eletrônicos, aproveitando as ferramentas padrão do Microsoft Word presentes nos formulários do Office ou PDF.
  • Correio – É um método seguro de enviar documentos que também envia prova de entrega. Ele também notifica os destinatários por e-mails com um link para o documento.
  • Gerenciamento de arquivos – Ele permite que você se torne mais eficiente, diferenciando suas tarefas diárias e tornando o gerenciamento de arquivos um processo eficaz.
  • Digitalização e geração de imagens – Fique sem papel digitalizando e gerando imagens diretamente dos documentos para enviar a diferentes usuários em todo o mundo.

Prós:

  • Oferece suporte a vários navegadores
  • Vem com um software de smartphone capaz para facilitar o gerenciamento de todos os documentos
  • Ele vem equipado com pesquisa avançada semelhante ao Google, que aproveita os metadados do documento para ajudá-lo a encontrar resultados relevantes
  • Você pode integrá-lo de forma eficiente ao Microsoft Office para permitir acesso direto a ferramentas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel e Visio
  • Gerencie facilmente os documentos mais recentes e os arquive por meio de políticas avançadas de disposição e retenção
  • Aproveite a capacidade de check-in / check-out para evitar a substituição enquanto estiver trabalhando em um documento específico
  • Crie pastas virtuais para obter agregação infinita de arquivos
  • Permite que você trabalhe nos documentos off-line, e todas as alterações serão salvas quando você voltar a ficar on-line
  • Oferece gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) e arquivamento

Contras:

  • Se você é iniciante, pode achar um pouco desafiador entender suas funcionalidades
  • A interface do usuário não é amigável

6. Localizador de documentos.

Localizador de documentos

O Document Locator oferece uma poderosa integração com o Windows e uma hospedagem em nuvem eficiente para gerenciamento conveniente de arquivos. Alguns de seus recursos mais impressionantes incluem controle de versão, digitalização sem papel, controle de documentos, gerenciamento de e-mail e muito mais.

Características principais:

  • Digitalização – O Localizador de documentos permite converter facilmente documentos em papel em arquivos totalmente pesquisáveis. Você também pode executar a captura de documentos e entender fatos importantes sobre o documento como metadados do arquivo.
  • Fluxos de trabalho automatizados – Ele oferece uma variedade de recursos de fluxo de trabalho, incluindo tempo limite, processos baseados em funções, pontos de controle de qualidade e modelos de notificação personalizáveis, entre outros.
  • Opções de busca – Você pode pesquisar arquivos através de vários recursos, incluindo pesquisa rápida, pesquisa avançada, pesquisa avançada ou pesquisa My DL.
  • Aprovação de documentos – Capture facilmente a aprovação de documentos eletrônicos para garantir transparência e conformidade. Ele também suporta as duas etapas do aprovador único e as etapas complexas do aprovador.

Prós:

  • Permite capturar os metadados dos arquivos digitalizados de zonas, folhas de rosto, códigos de barras ou selecionar individualmente na tela usando a visualização no Document Pro
  • Oferece suporte em navegadores, dispositivos e plataformas
  • Melhora a flexibilidade do processo através de opções de delegação
  • Você pode automatizar operações centradas em documentos para evitar repetibilidade e aumentar a eficiência da operação
  • Revise uma amostra definida de fluxo de trabalho para obter um melhor controle de qualidade
  • Permite rastrear o status da revisão do documento e as etapas de aprovação
  • Lembretes e notificações automáticos agilizam o processo de aprovação de documentos
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Contras:
  • A interface do usuário é um pouco desleixada
  • Oferece treinamento oferecido apenas algumas vezes por ano

Preços:

Seus preços de licença começam em US $ 250 e chegam a US $ 400.

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7. HighTail.

Mover-se ou viajar rápido

O HighTail permite o gerenciamento de documentos mais amigável e intuitivo. Além disso, permite que profissionais criativos compartilhem arquivos grandes com facilidade, incluindo arquivos de vídeo, arte, design, fotografia e apresentação, entre outros.

Características principais:

  • Visualização de alta resolução – Você pode visualizar ou transmitir arquivos grandes sem baixá-los.
  • Conversa em tempo real – Indivíduos ou equipes podem receber e-mails em tempo real, atualizações de projetos e comentários.
  • Anotações à mão livre – Permite revisar os arquivos desenhando uma caixa, seta, linha ou forma à mão livre para marcar os arquivos multimídia.
  • Comparação de versões – Você pode aproveitar a comparação de versões lado a lado dos arquivos na mesma tela para avaliar as alterações e fornecer feedback com facilidade.

Prós:

  • Permite que os usuários dêem um feedback mais claro através de um comentário direto no arquivo, resultando em menos resultados e em um produto final melhor
  • Simplifica e consolida o processo criativo para reduzir o tempo de colocação no mercado
  • Os destinatários não precisam de uma conta para controles de acesso para visualizar os arquivos compartilhados
  • Vem com criptografia AES de 256 bits, juntamente com ofertas de segurança de nível corporativo para oferecer segurança rigorosa em todo o sistema
  • Fornece “Enviar rastreador” para descobrir quando os arquivos são entregues e baixados
  • Veja vários arquivos de uma só vez através de pastas visuais
  • Oferece uma versão gratuita para indivíduos

Contras:

  • Os links compartilhados expiram muito rapidamente
  • O recurso de pesquisa não é amigável

Preços:

Seus planos premium começam em US $ 12 por mês e chegam a US $ 36 por mês.

8. Evernote Business.

Gerenciamento de arquivos do Evernote Business

O Evernote Business é, sem dúvida, uma das ferramentas mais populares para gerenciamento de arquivos. Ele ajuda a criar e compartilhar notas e arquivos facilmente para criar um local de trabalho mais inteligente e produtivo. Todos os seus recursos se concentram principalmente no aumento da produtividade dos negócios.

Características principais:

  • Aprimore a produtividade – As equipes podem coletar, categorizar e compartilhar idéias com eficiência para aumentar a produtividade.
  • Web Clipper – Armazene instantaneamente as capturas de tela do site na sua conta do EverNote. Você pode salvar facilmente todas as informações úteis on-line e encontrá-las cortadas sempre que precisar.
  • Modelos incorporados – Você pode aproveitar os modelos incorporados do Evernote para economizar tempo e esforço, atendendo a necessidades específicas. Os modelos fáceis de instalar são altamente personalizáveis ​​e você pode até usá-los infinitamente.
  • Integração Extensa – Oferece ampla integração com aplicativos de terceiros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e Slack, entre outros.

Prós:

  • Permite o corte de capturas de tela para capturar as informações necessárias
  • Oferece vários atalhos de teclado para melhorar sua eficiência
  • Permite editar arquivos e contas em tempo real
  • Também permite pesquisar notas manuscritas, fotos do quadro branco e imagens digitalizadas
  • É capaz de identificar 11 idiomas manuscritos e 28 datilografados
  • O Evernote for Business também suporta o Penultimate for iPad
  • Permite digitalizar documentos físicos e mantê-los como arquivos protegidos

Contras:

  • A organização dos itens não está livre de erros
  • A sincronização de arquivos maiores é um pouco lenta

Preços:

Os planos pagos começam em US $ 14,99 por mês, por usuário.

9. Smartsheet.

Gerenciamento suave de projetos do Smartsheet

O Smartsheet é uma das escolhas preferidas das empresas para obter gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos e colaboração. Um de seus principais recursos é oferecer ampla integração com aplicativos de terceiros, incluindo Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier e muito mais.

Características principais:

  • Modelos predefinidos – Ele oferece modelos predefinidos para ajudá-lo a definir fluxos de trabalho e processos de negócios de uma maneira muito mais fácil.
  • Colaboração de conteúdo – Supervisione com facilidade o progresso da produção da sua planilha, atribua tarefas, utilize lembretes automatizados, permita que outros usuários revisem o conteúdo e forneçam feedback detalhado por meio de anotações fixadas.
  • Altamente seguro – O Smartsheets utiliza redundância de dados em vários sites, hospedagem nas instalações da Equinix e da AWS para garantir que seus documentos estejam seguros.
  • Automação – Você pode automatizar processos repetitivos solicitando aprovações ou enviando alertas e atualizações.

Prós:

  • Permite combinar caminhos condicionais e várias ações para automatizar seus fluxos de trabalho facilmente
  • Permite colaboração eficiente, atualizando os dados em tempo real em diferentes aplicativos
  • Substitua ou mescle facilmente dados de planilhas do Excel, arquivos CSV e Planilhas Google no Smartsheet
  • Fornece interface de usuário de arrastar e soltar fácil de usar para personalizar seu painel
  • Fornece acesso em tempo real no seu smartphone através de aplicativos iOS e Android
  • Permite que terceiros revisem arquivos e documentos

Contras:

  • Você precisa se esforçar muito para aprender sua longa lista de recursos

Preços:

O preço padrão começa em US $ 14 por mês. Para planos corporativos com recursos mais avançados, é necessário entrar em contato com o fornecedor.

10. Onehub.

Imagem da capa do Onehub

O Onehub é outro poderoso software de gerenciamento de documentos nesta lista. Oferece fácil upload de arquivos com sua funcionalidade de arrastar e soltar. Além disso, permite aos usuários controlar versões, organizar arquivos em subpastas e compartilhar com segurança.

Características principais:

  • Carregar arquivos facilmente – Carregue arquivos instantaneamente através do recurso de arrastar e soltar. Também permite a versão automática de arquivos, organização baseada em pastas e gateway FTP seguro para uploads em massa.
  • Costumização – Personalize facilmente páginas, logotipo e temas de cores do aplicativo conforme suas necessidades de marca. Você também pode adicionar um domínio personalizado e uma etiqueta branca à sua conta.
  • Recursos de segurança – Ele aproveita uma infinidade de recursos de segurança, incluindo permissões baseadas em função, tempo limite da sessão, trilhas de auditoria e autenticação de dois fatores para ajudar a manter seus dados seguros.
  • Visualização – Visualize facilmente a visualização de arquivos e documentos sem baixá-los em um navegador ou dispositivo móvel.

Prós:

  • Permite que você entre em contato com o colaborador para aprovar ou revisar seus arquivos
  • Oferece integração fácil com o Google Drive e o OneDrive
  • Permite que você se comunique com todos os membros da equipe
  • Acompanhe a atividade para saber quem está postando o que e quando
  • Poste comentários em pastas para compartilhar comentários com facilidade
  • Utilize trilhas de auditoria para revogar instantaneamente o acesso sempre que vir algo suspeito
  • Imponha facilmente uma política de senha complexa
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Contras:

  • A interface do usuário parece um pouco datada
  • Você não pode criar subgrupos de usuários

Preços:

Seus planos pagos começam em US $ 12,50 por mês e vão até US $ 500 por mês.

11. InfoRouter.

Ferramenta de gerenciamento de documentos InfoRouter

O InfoRouter é outra ferramenta de gerenciamento de documentos que pode ajudá-lo a gerenciar todos os seus documentos facilmente. No entanto, você deve instalá-lo pelo lado do servidor, sem componentes do cliente. A boa notícia é que é altamente escalável e pode aproveitar até 100 servidores para compartilhar a carga de trabalho.

Características principais:

  • Gerenciamento de registros – Gerencie com segurança registros críticos para os negócios enviando documentos para fluxos de trabalho predefinidos e rastreando seu status em tempo real.
  • Comunicando – Obtenha um relatório consolidado de eventos que acontecem diariamente.
  • Multi Idiomas – Oferece suporte em vários idiomas que você pode aproveitar para notificações por email.
  • Hot Folders – Importa automaticamente os dados das pastas monitoradas nas pastas pré-definidas do infoRouter.

Prós:

  • Permite converter imagens em arquivos PDF
  • Você pode criar um número ilimitado de pastas
  • Permite a criação de várias pastas raiz
  • Suporta HTTPS e SSL
  • Permite personalizar modelos de email e texto
  • Suporta histórico de classificação e documentos classificados

Contras:

  • O upload de arquivos grandes é um pouco lento
  • A interface do usuário é complexa

Preços:

Seu preço está disponível mediante solicitação.

Outras ferramentas ainda não revisadas para esta lista incluem Docuware, M-Files e SharePoint.

O que é o software de gerenciamento de documentos?

Com as empresas on-line, o software de gerenciamento de documentos está atraindo muita atenção ultimamente.

Simplesmente, são softwares de computador usados ​​para organizar, indexar, armazenar, gerenciar e rastrear documentos em formato digital. Além disso, eles ajudam a converter documentos em formatos digitais com a ajuda de scanners com bastante facilidade.

Lidar com uma enorme quantidade de dados é bastante desafiador, especialmente quando o documento está em sua forma física.

De fato, muita produtividade dos negócios é perdida simplesmente com a superação dos desafios da documentação. Depois de convertido em formatos eletrônicos, fica mais fácil navegar pelos documentos. Por fim, você gasta menos tempo pesquisando por eles e pode se concentrar mais nas informações de mineração.

Como você usa o software de gerenciamento de documentos?

As ferramentas de gerenciamento de documentos são muito fáceis de usar. A maioria das etapas se sobrepõe, independentemente do software que você usa.

Vamos analisar as etapas práticas com a ajuda do Evernote Business.

Visite o site, crie sua conta e preencha os detalhes necessários, se for uma conta comercial.

Página de Login do Evernote

Você pode fazer login e começar a criar conteúdo imediatamente. O Evernote é compatível com uma variedade de documentos, incluindo fotos, planilhas, artigos, cronogramas e notas. A maioria das ferramentas de software de documentos também permite esses documentos.

Em seguida, você pode começar a adicionar usuários à sua conta comercial. Basta clicar no ícone do lado esquerdo que diz: “Adicionar usuários”. Você pode enviar convites por e-mail e pedir para participar.

Evernote Adicionar usuários

Depois de adicionar um usuário, ele poderá visualizar o repositório central de dados e informações. Aqui, é chamado de Diretório espacial. Você também pode dar a eles acesso para fazer edições e alterações no repositório.

O Evernote também permite fazer anotações, configurar bate-papos de trabalho, criar atalhos e tags, digitalizar documentos e colaborar em tempo real com seus colegas.

O que você deve procurar em um sistema de gerenciamento de documentos?

Embora suas escolhas e preferências variem de acordo com suas necessidades e documentos comerciais, aqui estão alguns dos recursos básicos que você sempre precisará:

1. Arquivos.

O software deve permitir que você arquive seus documentos em um repositório central, para acesso imediato e recuperação imediata de informações – por exemplo, Zoho Docs.

2. Integração Extensa.

O software de gerenciamento de documentos deve fornecer uma integração fácil e abrangente com aplicativos de terceiros, como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e muito mais. Ajuda no intercâmbio contínuo de documentos. O Evernote Business é um ótimo exemplo.

3. Upload em massa.

Os cenários de negócios envolvem vários documentos. É difícil e demorado carregá-los um por um. Portanto, você deve escolher uma ferramenta de gerenciamento de documentos que permita o upload em massa de documentos.

4. Segurança do documento.

As empresas usam ferramentas de gerenciamento de documentos para manipular e armazenar documentos confidenciais e classificados. O comprometimento desses dados geralmente tem consequências de longo alcance para as empresas e pode até ameaçar sua existência. É por isso que é necessário escolher uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o Digital Drawer para garantir uma segurança de dados poderosa.

5. Pré-visualizações de alta resolução.

Quando você usa uma ferramenta de gerenciamento de documentos, não precisa fazer o download de um documento toda vez que deseja visualizá-lo. O software deve permitir visualizações de alta resolução sempre que você desejar.

Não é uma lista holística de recursos. Existem muitos outros atributos essenciais que os usuários procuram, incluindo uma ampla variedade de modelos, bate-papos em tempo real, nível de automação permitido, recurso de gerenciamento de registros e muito mais.

Sumário executivo.

Esses foram alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos disponíveis. Com essa transformação digital, já se foram os dias dos documentos em papel. O armazenamento em nuvem é claramente a melhor opção. No entanto, todas essas ferramentas têm diferentes conjuntos de recursos e USPs.

Portanto, não é certo declarar um vencedor claro – sua seleção deve depender exclusivamente de seus requisitos e orçamento.

Por exemplo, se você está procurando uma solução gratuita / acessível e confiável, o EverNote Business pode ser uma excelente opção. No entanto, se você tiver o orçamento e precisar de uma solução corporativa com recursos mais avançados, convém usar o Smartsheet.

Analise cuidadosamente diferentes ferramentas e seus recursos antes de tomar sua decisão final.

Existem ferramentas de gerenciamento de documentos que você gostaria de usar? Deixe-me saber nos comentários.

Leitura adicional no AdamEnfroy.com: Para obter mais análises de software comercial, consulte meus guias para os melhores aplicativos de agendamento, o melhor software de gerenciamento de projetos e as melhores ferramentas de apresentação para experimentar este ano.

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