O processo exato que segui para contratar o assistente virtual perfeito para os meus negócios

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No início de 2016, fui forçado a tomar uma decisão.

Vivendo ao máximo havia crescido muito nos últimos três anos, e o volume de leitores que eu havia alcançado exigia que eu passasse várias horas por dia respondendo e-mails e realizando tarefas administrativas que mal me davam tempo para outras coisas. Além disso, eu não tinha escolha a não ser estar ciente do e-mail 365 dias por ano, caso alguma falha no nível técnico ou um cliente solicitasse uma devolução, o que me impedia de me desconectar completamente.

O que havia começado como um hobby ficou fora de controle.

Mal dediquei tempo ao que eu gostava e era bom na criação de conteúdo, e não conseguia iniciar os novos projetos que tinha em mente.

Eu me tornei uma vítima do meu próprio sucesso. E a única saída era encontrar alguém para me ajudar.

Foi quando decidi contratar um assistente virtual: uma pessoa confiável, encarregada de todas as tarefas que estavam me roubando tempo e que não era necessário fazer isso, e isso me deu a tranqüilidade de saber que tudo continuaria a funcionar. normal quando não estou lá

O único problema é que, como nunca havia contratado ninguém antes, não fazia ideia de como fazê-lo:

  • Como encontrar a pessoa certa?
  • Quais tarefas delegar e quais tarefas não delegar?
  • Quanto devo pagar a ele?

Como eu estava cheio de dúvidas, decidi fazer o que sempre faço nesses casos: procure outras pessoas com mais experiência do que eu no assunto e aprenda com elas.

Durante várias semanas, li livros e fiz cursos de contratação e delegação. Estudei as ofertas de emprego e os processos que meus referentes seguiram para "assinar" os membros de sua equipe. E eu até tive uma sessão de 2 horas comigo treinador de negócios em que investi centenas de euros para levantar todas as minhas dúvidas.

Depois, com tudo o que descobri, realizei um processo de contratação que durou mais de um mês e que me permitiu contratar Adri, uma garota galega de 25 anos com quem trabalho há mais de 8 meses e com quem estou encantado.

Graças a Adri, me livrei de tarefas secundárias que levavam muito tempo e consegui me concentrar na criação de conteúdo de qualidade. Consegui realizar projetos que não teria conseguido enfrentar sozinho, como a última VAM Party ou meu novo curso Encontre o seu caminho. E, acima de tudo, deixei de ser escravo dos meus negócios, porque agora o Living to the Maximum pode funcionar sem problemas sem mim.

Embora eu não seja ou me considere um especialista em contratar ou criar uma equipe, nos últimos meses vários amigos e colegas que procuram um assistente virtual me pediram para ajudá-lo e explicar qual foi o processo que segui para contratar Adri, agora que não há informações de qualidade sobre esse assunto na Internet.

Portanto, decidi escrever um mega post explicando passo a passo o que fiz, para ajudar todos os empreendedores que estão na encruzilhada de contratar um funcionário pela primeira vez.

Além disso, acho que este artigo também será muito útil se você não tiver um negócio, pois permitirá que você veja o processo de seleção do ponto de vista do empregador e, dessa forma, melhore na próxima vez em que se apresentar como candidato a qualquer cargo de trabalho.

As 5 etapas para contratar uma boa secretária virtual

Quando tomei a decisão de contratar um assistente virtual, a primeira coisa que fiz foi sentar e definir o processo que seguiria.

Após muita leitura e pesquisa, não encontrei nenhum método que correspondesse exatamente ao que queria, então criei o meu com base no que havia aprendido com outros especialistas e na maneira como a Microsoft seleciona seus engenheiros.

Estas são as 5 etapas que compõem:

  1. Defina o perfil do seu candidato ideal
  2. Projetar os testes de seleção
  3. Publicar a oferta de emprego
  4. Avalie os candidatos
  5. Feche a contratação

Vamos ver em detalhes o que cada um deles consiste.

Etapa 1: defina o perfil do seu candidato ideal

Para encontrar o funcionário ideal, você precisa ter muita clareza sobre o que está procurando, pois o restante do processo dependerá disso: da oferta que você publica aos testes de seleção.

Além disso, se você não tiver certeza sobre o perfil que lhe interessa, corre o risco de acabar contratando a pessoa errada, um erro que pode custar centenas de horas, milhares de euros e a má chance de ter de despedir alguém dentro de alguns dias. Comece (acredite, eu conheço pessoas que aconteceram e isso não é agradável). Portanto, é uma parte fundamental do processo.

No meu caso, para definir o perfil do meu assistente virtual ideal, me fiz três perguntas:

Que tarefas eu quero delegar?

A primeira coisa que fiz foi pensar nas tarefas que queria delegar ao meu futuro assistente.

Para fazer isso, dividi meu negócio em três tipos de tarefas:

  • Tarefas Recorrentes. Essas tarefas que preciso executar regularmente para manter os negócios funcionando. Por exemplo: postar postagens, comentários moderados, responder a e-mails …
  • Tarefas pontuais. Essas tarefas que eu preciso realizar de tempos em tempos. Por exemplo: organize eventos presenciais, faça pesquisas de mercado, contrate freelancers …
  • Tarefas futuras. Essas tarefas que ainda não realizei, mas que gostaria de realizar no futuro. Por exemplo: gravar vídeos, documentar processos, gerenciar ativamente minhas redes sociais …

De todas essas tarefas, havia algumas que poderiam ser realizadas por qualquer pessoa e, portanto, eram facilmente delegáveis, como moderar comentários, e outras exigiam minha participação, como a publicação de novos artigos.

Os segundos, que à primeira vista não podiam ser delegados, os dividi em subtarefas, pois, embora tivesse que participar à força, não precisava cuidar de tudo.

Por exemplo, "publicar postagens" consiste nas seguintes subtarefas:

  • Escolha o tema do artigo
  • Investigue e colete informações
  • Escreva o script
  • Escreva conteúdo
  • Formate a postagem no Word
  • Errata correta
  • Adicionar links
  • Layout do artigo no WordPress
  • Agendar o artigo
  • Escreva a newsletter para acompanhar a postagem
  • Agende a newsletter no Active Campaign

Se você olhar para todas essas tarefas, só preciso escrever o script, escrever o conteúdo e escrever o boletim. O resto poderia ser feito pelo meu assistente.

Além disso, se eu contratasse um bom redator que soubesse imitar meu estilo, eu poderia até dar o roteiro a ele e isso trataria da redação do conteúdo e do boletim.

E é que, no fundo, não somos tão necessários quanto pensamos. Quase tudo pode ser feito por alguém tão bem ou melhor que nós.

Depois que terminei a lista de tarefas e subtarefas da minha empresa, anotei todas as que queria me livrar.

Quais habilidades e qualidades são necessárias para executar essas tarefas?

Depois de definir as tarefas que eu queria delegar, fiz outra lista com as habilidades e qualidades necessárias para executar bem todas essas tarefas.

Por exemplo, para responder aos e-mails de leitores e clientes que você precisa…

  • Escreva de forma rápida, clara e sem erros de ortografia
  • Conheça bem os diferentes artigos e produtos de Living to the Maximum
  • Saber como tratar outras pessoas

Ou para organizar um evento com 200 pessoas, você precisa…

  • Sinta-se confortável trabalhando sob pressão
  • Seja muito organizado

Então, eu distingui entre habilidades desejáveis ​​e indispensáveis.

O habilidades desejáveis eles são aqueles que podem ser facilmente desenvolvidos, como lidar com o Active Campaign. Se o candidato já os tiver, é uma vantagem, mas se não for o caso, nada acontece, porque ele pode aprendê-los em algumas horas.

O habilidades essenciaisPelo contrário, eles não podem se desenvolver em dois dias. Se alguém precisa programar em PHP para fazer seu trabalho bem, precisa saber como programar desde o primeiro dia e, se possível, conhecer essa linguagem de programação. Não é algo que você possa ensinar a ele com alguns vídeos.

No meu caso, as habilidades essenciais que eu procurava eram atenção aos detalhes, boa organização, inglês, redação e altos níveis de espabilismo.

Conhecer WordPress, Analytics ou contabilidade eram habilidades desejáveis, mas eu sabia que um bom candidato poderia aprendê-las rapidamente.

Quanto tempo essas tarefas exigem e quanto estou disposto a pagar por elas?

Finalmente, uma vez claro o que queria delegar e as habilidades e qualidades que meu candidato ideal deveria ter, calculei quantas horas por semana levaria alguém para fazer tudo isso e decidi quanto estava disposto a pagar por isso.

Para calcular o tempo, calculei quanto levava todas as tarefas recorrentes e adicionei uma margem de 50%.

Também pensei nas tarefas com as quais precisaria de ajuda em um futuro próximo.

No final, concluí que precisava de alguém 2-3 horas por dia para fazer a manutenção, mas como eu tinha mil projetos em mente, essa pessoa acabaria trabalhando em período integral em alguns meses.

Em relação ao salário, o que fiz foi pesquisar na Internet e pedir a alguns colegas que tivessem uma idéia de como era o mercado para posições semelhantes.

Então, com base nisso e na minha receita comercial, estabeleci uma série de salários que estava disposto a pagar de acordo com o valor do candidato.

Minha filosofia é não economizar nessas coisas e pagar bem para contratar pessoas boas, mas sempre dentro dos limites razoáveis ​​estabelecidos pelo mercado.

Etapa 2: projetar o processo de seleção

Após definir o perfil do seu assistente ideal, o próximo passo é decidir como você determinará quais candidatos atendem aos requisitos que você definiu para si mesmo.

De longe, a pior maneira de fazer isso é observando o curriculum vitae.

Embora conhecer a educação e a experiência de alguém seja interessante, ele não diz muito sobre o conhecimento real ou sobre como eles funcionam.

E é que um CV não deixa de ser um papel, e o papel contém tudo.

Em vez disso, o que você precisa fazer é testar os candidatos.

Veja-os em ação em uma situação semelhante à que eles encontrarão no dia-a-dia se você os contratar e avaliar seu desempenho.

É assim que você saberá se eles realmente têm o perfil e as habilidades que procura, apesar dos títulos e da experiência anterior que afirmam ter.

No meu caso, projetei um processo de seleção trifásico para contratar minha secretária virtual.

Fase I: Questionário Inicial

Testar as habilidades de um candidato e avaliar os resultados desses testes de seleção levam muito tempo.

Portanto, se você espera receber um grande número de candidaturas à sua oferta de emprego, como foi o meu caso, é necessário ter um filtro inicial que permita descartar o mais rápido possível as pessoas que não atendem ao perfil que você procura.

Em grandes empresas de tecnologia como a Microsoft, por exemplo, geralmente existem dois filtros:

  • Um formulário para enviar sua inscrição no qual seu CV e outras informações básicas são solicitadas, para verificar se você atende aos requisitos mínimos para o cargo (por exemplo, saiba como agendar)
  • Uma série de entrevistas por telefone nas quais eles fazem perguntas técnicas gerais ou até fazem você programar por meio de uma plataforma on-line

Somente se você passar pelos dois filtros, pagará uma passagem para Seattle para ser entrevistada pelos engenheiros da equipe que está pensando em contratá-lo.

No meu caso, eu não precisava de algo tão sofisticado, então criei apenas um formulário do Google Forms com algumas perguntas importantes.

Observe que o objetivo dessas questões não é tanto determinar se um candidato possui as habilidades e os requisitos essenciais que eu estou procurando, mas verificar se ele não os possui para afastá-lo do processo.

Estas são as diferentes perguntas que escolhi e por que cada uma delas:

"Como você encontrou o Living to the Maximum e esta oferta de emprego?"

Com essa pergunta, eu queria saber se o candidato era alguém que me acompanhava há muito tempo e, portanto, conhecia bem o blog e estava "comprometido com a causa", ou se pelo contrário era um novato no blog.

Ser um seguidor de Living to the Maximum não era um requisito essencial, mas acrescentou pontos.

"Grave um vídeo de menos de 1 minuto, explicando por que você quer trabalhar comigo e por que você pensa que é o melhor candidato para o cargo".

Essa foi uma das principais perguntas do questionário.

Primeiro, serviu como uma barreira à entrada, porque obrigou o candidato a gravar um vídeo e isso é sempre algo que exige mais trabalho do que escrever.

Dessa forma, apenas as pessoas realmente interessadas na posição responderam ao questionário.

Além disso, permitiu-me ver o rosto do candidato e ouvi-lo falar para ver se havia 'sentimento'.

Isso é algo muito importante em um assistente. Já que vou ter que falar com ele toda semana, preciso entendê-lo e me sentir confortável com ele.

Por fim, solicitei explicitamente que o vídeo tivesse menos de um minuto para ver quem prestava atenção a pequenos detalhes como esse e foi capaz de seguir minhas instruções.

“Compartilhe comigo qualquer experiência de trabalho anterior que você tenha e que seja relevante para este trabalho. Você já trabalhou como secretária, assistente de diretor, gerente de projetos ou similar? O que você sabe sobre blogs, marketing on-line ou e-mail marketing? Que outros conhecimentos ou habilidades você tem que podem ser úteis para este trabalho? ”

O objetivo desta pergunta era saber quais conhecimentos e habilidades úteis para o cargo o candidato possuía.

Nesse caso, eu não estava procurando por algo específico ou que eles tivessem uma experiência específica, mas queria ter uma idéia do que sabia e do que não sabia para saber em que áreas precisaria treiná-lo.

Também estava interessado em saber se tinha alguma habilidade adicional que não havia solicitado na oferta de emprego, mas que poderia ser útil para os negócios, como saber como gravar e editar vídeos.

“Você já trabalhou em casa? Durante quanto tempo? Qual foi sua experiência?

Embora trabalhar em casa pareça muito bonito no papel, na prática não é para todos.

Existem pessoas que sofrem trabalhando sozinhas e preferem estar em um escritório cercado por pessoas, ou que não têm a autodisciplina necessária para começar a trabalhar sem um horário claramente definido.

Com essa pergunta, ele queria saber se o candidato tinha experiência anterior trabalhando por conta própria e se os sentimentos que teve ao fazê-lo eram positivos, ou se pelo contrário seria algo novo para ele.

“Conte-me uma história que prova que você é uma pessoa experiente e decisiva. Alguém capaz de procurar vida para alcançar seus objetivos. ”

Spabilism é a qualidade mais importante que eu procurava no meu assistente. Daí esta questão.

Embora eu soubesse que alguém seria capaz de pensar em uma anedota que mostrasse que sabe procurar a vida, decidi incluir essa pergunta para ver o que o candidato entendia como "inteligente e decisivo" e enfatizar a importância dessas qualidades para a posição .

“Conte-me sobre um momento em que você teve que gerenciar uma grande carga de trabalho e priorizar tarefas diferentes. Como você fez isso?

O raciocínio desta pergunta é o mesmo da pergunta anterior.

Uma das qualidades essenciais para a posição de assistente é saber como organizar bem e priorizar tarefas diferentes, então eu estava interessado em destacar a importância dessas habilidades e conhecer a experiência do candidato a esse respeito.

“Qual é o seu status de emprego? Você está desempregado, autônomo ou trabalha para terceiros? Se você já tem um emprego, em que trabalha, quantas horas e a que horas? ”

O objetivo desta pergunta era conhecer o status de emprego dos candidatos para ter uma idéia do que eu poderia esperar deles.

Eu estava procurando por alguém que pudesse se comprometer 100% com o Living to the Maximum e que não tivesse problemas em começar a tempo parcial e aumentar gradualmente suas horas até que estivessem em período integral, por isso preferi evitar os candidatos que já estavam trabalhando para um Empresa ou para outros clientes.

"Se você não fosse autônomo, estaria disposto a se registrar como tal se essa despesa adicional fosse incluída no seu salário?"

Embora eu estivesse disposto a fazer um contrato fixo, se necessário, minha preferência era contratar por horas.

Portanto, eu estava interessado em saber se o candidato estaria disposto a se registrar como freelancer, mesmo se eu tivesse que pagar a taxa.

“Qual seria o seu horário de trabalho ideal? Qual a sua disponibilidade? Existe um dia da semana e / ou hora do dia em que você não conseguiria trabalhar? ”

O horário de trabalho era a menor das minhas preocupações ao contratar.

Se eu encontrei alguém bom, não me importava que ele trabalhasse quando fosse o melhor para fazê-lo se sentir confortável.

Meus únicos requisitos são que ele esteja disponível todos os dias de segunda a sexta-feira, porque eu queria que ele respondesse a todos os e-mails que recebemos em menos de 24 horas, e não trabalhasse apenas de madrugada para que pudéssemos nos reunir várias horas por dia e ter reuniões.

"Qual salário líquido (após impostos) você gostaria de ganhar todos os meses se tivesse um dia útil de 10 horas por semana?"

Com essa pergunta, eu queria conhecer as expectativas salariais do candidato para ver se elas coincidiam com o que eu estava disposto a pagar e se elas se encaixavam no seu nível de qualificação.

Meu objetivo era que minha assistente ficasse feliz com o salário dela. Portanto, se o que eu esperava ganhar estava além do meu alcance ou não correspondesse às suas qualidades e experiência, eu não teria escolha senão descartá-lo.

“Você gostaria que o seu horário de trabalho aumentasse no futuro próximo até você acabar trabalhando em período integral? Se não, quantas horas você estaria interessado em trabalhar?

Eu estava claro que meu assistente acabaria trabalhando em período integral alguns meses depois de entrar na empresa, porque havia vários novos projetos que eu queria iniciar.

Portanto, eu precisava saber quais candidatos estavam interessados ​​em trabalhar em período integral e se estavam disponíveis para isso.

“Conclua a seguinte tarefa:

Need Preciso que você procure lugares possíveis para organizar o próximo jantar nacional do VAM em Madri. Estaremos entre 150 e 200 pessoas, e eu gostaria que incluísse um bar de vinho / cerveja gratuito e que a comida estivesse em pé, em um plano de catering, para que os participantes pudessem interagir entre si. Depois do jantar, sairemos para dançar e tomar uma bebida. '”

O objetivo desta tarefa prática era verificar como o candidato se desenvolveria ao organizar um possível evento.

Sua resposta me ajudaria a ter uma idéia de como ela é organizada, de sua atenção aos detalhes e do desejo de conseguir esse emprego, todas elas qualidades muito importantes.

“Como você responderia ao seguinte email?

'Oi anjo. Meu nome é Maria e ensino inglês em casa e nas escolas, mas ao mesmo tempo faço viagens a programas de imersão no exterior. Minha pergunta é: como você é especialista, como eu poderia colocar tudo isso em uma página da web para que as pessoas se inscrevam e ganhem dinheiro? Se você pudesse me aconselhar, eu agradeceria muito. Saudações e seria um prazer conhecê-lo pessoalmente. '”

Nesse caso, queria ver como o candidato responderia a um leitor do Living to the Maximum que me enviou um e-mail.

Com esta segunda tarefa prática, eu queria ver como ele escreve, como ele lida com outras pessoas e se ele conhece meus produtos e meus posts antigos.

“Como esse trabalho se ajusta às suas metas profissionais em 3 a 5 anos? Explique-me quais são seus planos de longo prazo e como você acha que esse trabalho vai ajudá-lo a obtê-los. ”

Esta foi a última pergunta do questionário.

O que eu procurava aqui era entender as expectativas futuras do candidato:

  • Gostaria de ficar comigo a longo prazo?
  • Você acabou de iniciar seu próprio negócio e precisa de um trabalho flexível que permita ganhar dinheiro enquanto o projeto está apenas começando?
  • O que você quer aprender trabalhando comigo?

Para mim, era importante poder ajudar a pessoa que trabalhava comigo com sua carreira e seus objetivos de trabalho a ser o mais feliz possível, e eu queria ter certeza de que seria capaz de alcançá-lo.

Fase II: Testes práticos

O segundo passo após a triagem inicial foi pedir aos candidatos restantes que resolvessem várias tarefas semelhantes àquelas que teriam que fazer se finalmente acabassem trabalhando comigo, a fim de determinar quem era o mais adequado para o cargo.

Na Microsoft, essas tarefas de teste eram problemas de programação ou design que a equipe que estava pensando em contratar você enfrentou anteriormente.

No meu caso, escolhi duas tarefas que tive que realizar no passado e planejei delegar ao meu assistente.

O primeiro foi analisar os resultados de uma pesquisa com mais de 500 respostas, categorizar essas respostas e encontrar as três categorias mais frequentes. Então, eles tiveram que me fornecer um Excel com os dados que eu solicitei, organizados de uma certa maneira, e com base nessas informações, me disseram quais eram os próximos 3 produtos que eu deveria criar e vender no Living to the maximum.

A segunda tarefa era fazer uma investigação sobre o "medo do que eles diriam" para um artigo que ele pretendia escrever. Pedi aos candidatos que procurassem informações sobre esse tópico, tanto em espanhol quanto em inglês, e me dessem um documento do Word indicando 10 razões pelas quais sentimos esse medo e 10 maneiras de lidar com ele, juntamente com a fonte de onde Eles pegaram essa informação.

Gravei as instruções das duas tarefas em dois arquivos de áudio, porque é dessa maneira que normalmente direi ao meu assistente o que ele deve fazer e ambos incluíram instruções muito específicas sobre o que ele queria, no plano "os resultados devem estar em Times New Roman tamanho 13" ou "o título das colunas deve estar em negrito e em maiúsculas" para avaliar sua atenção aos detalhes.

Além disso, coloquei um limite de 1 hora para cada uma das tarefas e solicitei que me enviassem o que poderiam terminar depois desse período, para ver a velocidade do trabalho e a capacidade de priorizar, e porque parecia errado fazê-las. Trabalhe mais de 2 horas gratuitamente.

Se você estiver interessado, pode fazer o download dos dois testes aqui: VAM Challenge 1, VAM Challenge 2.

Fase III: Entrevista pessoal

A terceira e última etapa do processo de seleção foi uma entrevista pessoal.

Nesta fase, eu já deveria ter clareza sobre os melhores candidatos e tudo o que precisava fazer era conversar pessoalmente com cada um deles para pedir esclarecimentos sobre o perfil deles, para ver quais sentimentos eles me transmitiram e com base em Toda a informação que eu estava coletando até aquele momento tomou uma decisão.

Penso que esta entrevista final é muito importante porque você não pode escolher alguém com quem irá trabalhar de mãos dadas sem falar com ele primeiro e deixar sua intuição lhe dizer se ele é a pessoa certa. Além disso, essa conversa pode servir como desempatador caso haja vários candidatos correspondentes e você não consiga escolher.

Etapa 3: publique sua oferta de emprego

Depois de esclarecer o perfil da pessoa que você está procurando e o processo que você seguirá para selecioná-lo, você estará pronto para a próxima etapa: escreva e publique a oferta de emprego.

Se você fez tudo o que expliquei corretamente, essa parte deve ser simples, porque você só precisa anotar as informações que você já conhece e decidir onde as publicará.

Vamos ver em detalhes como fazer as duas coisas.

O que incluir na sua oferta de emprego

Não existe uma maneira "certa" de estruturar uma oferta de emprego.

Isso é algo que todo mundo faz à sua maneira, como a omelete de batata.

Você só precisa garantir que esteja perfeitamente claro em que consiste o trabalho para o qual foi contratado, qual perfil o candidato ideal deve ter, as condições que você oferece e como o processo de seleção funciona.

Se você for muito genérico em sua oferta e fornecer poucos detalhes, atrairá as pessoas erradas e receberá muitas perguntas e, no final, acabará trabalhando duas vezes mais.

Digo-lhe por experiência própria: desde há vários anos publiquei um anúncio para contratar alguém para fazer minha refeição e recebi dezenas de pedidos em menos de 24 horas.

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A maioria deles foi imediatamente descartada porque não era o que eu estava procurando (por exemplo, chefs profissionais que estavam cobrando dinheiro), mas como eu não havia deixado claro no meu anúncio, eles não sabiam, por isso se apresentaram igualmente.

Ao contratar minha assistente, acho que me saí um pouco melhor. Estas foram as seções nas quais dividi a oferta e o que incluí em cada uma delas:

Responsabilidades: o que você vai fazer

As tarefas que o candidato que ele estava contratando iria assumir.

Aqui, basicamente, incluí a lista de tarefas a delegar que fiz na Etapa 1.

Requisitos: o que estou procurando

As habilidades e qualidades essenciais para a posição.

Somente os essenciais, não os desejáveis!

Eu também tinha essas informações da Etapa 1, então eu apenas tive que anotá-las e explicar brevemente o que eu quis dizer com cada habilidade / qualidade.

Benefícios: o que você ganha trabalhando comigo

Esta seção é muito importante.

Se você pretende contratar alguém bom, precisa entender que essa pessoa não possui opções e, portanto, deve apresentar razões convincentes para escolher você em vez de outra empresa.

A maneira de fazer isso é explicar o que você ganhará se trabalhar com você e quais são as vantagens da sua oferta em comparação com as similares.

No meu caso, por exemplo, enfatizei que o candidato selecionado poderia trabalhar de onde quisesse e ter horários flexíveis, algo que poucas empresas oferecem.

Condições: a boa impressão

As condições do trabalho como tal.

Ou seja, todos os detalhes ou requisitos que você não mencionou acima e que o candidato deve conhecer.

Na minha oferta, por exemplo, expliquei que inicialmente o dia de trabalho seria de duas a três horas por dia com a intenção de aumentar para período integral e que o candidato selecionado teria que passar por um período de teste pago de 21 dias.

Como enviar sua solicitação

As instruções para apresentar como candidato e a operação do processo de seleção.

Aqui incluí fases, prazos e datas, além de um link para o questionário do Google Docs.

A questão do envio de solicitações pode ser tratada como outra fase do processo e atribuir um prazo, como eu fiz, ou você pode deixá-lo em aberto indefinidamente até encontrar a pessoa ideal. Tudo depende das suas preferências e do número de candidatos que você espera receber.

***

Foi assim que estruturei minha oferta, mas como eu disse a você no início, você pode estruturá-la como quiser, desde que seja específico e inclua todas as informações necessárias.

Se você estiver interessado em ler o texto completo que publiquei em seu dia para contratar a Adri, faça o download gratuitamente aqui.

Onde publicar a oferta de emprego

Depois de escrever a oferta de emprego, a próxima coisa a fazer é conseguir que ela alcance as pessoas certas.

Existem diferentes maneiras de fazer isso. Do melhor ao pior, são os seguintes:

Publique a oferta em sua comunidade

Se você tem um blog, um fórum, um grupo no Facebook ou qualquer outro tipo de comunidade em que você é o rosto visível, esse deve ser o primeiro lugar para publicar sua oferta de emprego.

A razão é que todas as pessoas que seguem você já o conhecem, sabem como você trabalha e o admiram, de modo que estarão muito mais interessadas e comprometidas com o trabalho do que qualquer pessoa "na rua".

Por exemplo, publiquei a oferta de assistente pessoal em meu blog e recebi mais de 200 solicitações de pessoas incríveis e super preparadas, para não precisar procurar em nenhum outro lugar.

Pergunte a amigos e conhecidos

Embora a opção 1 seja ideal, talvez você não tenha uma comunidade de milhares de pessoas para contratar alguém.

Nesse caso, sua próxima melhor opção é informar a sua família, amigos e contatos profissionais que você está procurando um assistente virtual – ou qualquer posição – para sua empresa, explicar o tipo de perfil que você precisa e perguntar se eles conhecem alguém. Bom com esses recursos que você pode estar interessado.

A razão pela qual essa opção é tão poderosa é porque seu círculo social fará uma pré-seleção de candidatos e apenas o colocará em contato com aqueles que podem valer a pena. E será totalmente gratuito para você.

Publique a oferta em uma plataforma especializada

Se nenhuma das opções acima funcionar para você, você não terá escolha a não ser ir ao mercado.

Existem muitos sites e plataformas cheios de pessoas procurando trabalho, mas para obter os melhores resultados, você deve ir a um local especializado no perfil que procura.

Por exemplo, se você estiver procurando um dentista, poderá publicar sua oferta no Colégio de Dentistas da sua comunidade autônoma.

Se você está procurando um programador, pode ir ao Betabeers.

E se você estiver procurando por um criativo, pode ir para Domestika.

A vantagem dessas páginas especializadas é que as pessoas que as consultam têm um perfil muito específico e, se corresponder ao que você está procurando, é mais provável que encontre um candidato adequado.

Publicar a oferta em uma plataforma geral

Por fim, se você ainda não encontrar alguém ou se não houver uma plataforma especializada para o cargo de que precisa (por exemplo, a secretária virtual), será necessário publicar sua oferta em plataformas direcionadas a todos os tipos de perfis.

Estes são os mais populares:

  • InfoJobs. El portal de trabajo más grande de España. El publicar una oferta cuesta entre 150€ y 300€, pero te garantiza que llegará a muchísima gente.
  • Job&Talent. Una aplicación móvil que permite interactuar rápido con los candidatos y que se presta a personal cualificado. Cobran por contratación.
  • Indeed. Es gratuito, pero si quieres aparecer en las primeras posiciones tienes que pagar por cada clic que hagan en la oferta.
  • Upwork. La mayor plataforma de freelancers internacional. Yo la he usado para trabajos puntuales y mi amigo Johannes ha contratado a todo su equipo de atención el cliente a través de esta web. Se quedan con un porcentaje del sueldo del trabajador.

Paso #4: Evalúa a los candidatos

Nada más publicar la oferta, empezarás a recibir solicitudes de personas interesadas en el trabajo.

En ese momento empieza el Paso 4 del proceso de contratación: la evaluación de los candidatos.

Básicamente, lo que tienes que hacer ahora es determinar quiénes son los mejores candidatos para el puesto en base a sus respuestas durante las distintas fases del proceso de selección que diseñaste en el Paso 2.

Como tu proceso de selección no va a ser exactamente igual que el mío no puedo decirte cómo enfocarlo. Sin embargo, sí que quiero compartir contigo la manera en que evalué yo a los candidatos al puesto de asistente virtual para que te hagas una idea de qué es lo que puedes hacer.

Evaluación del cuestionario inicial (Fase I)

El objetivo de esta fase era descartar a todos los candidatos que no tuviesen el perfil que estaba buscando hasta quedarme con una lista de unas 15 personas.

Para decidir quiénes eran los que pasaban el corte, abrí la hoja de respuestas al cuestionario inicial e hice lo siguiente:

1. Abrir el vídeo de presentación y comprobar su duración

Si duraba más de 1 minuto, eliminaba inmediatamente a esa persona de la lista porque consideraba que como no era capaz de seguir unas instrucciones tan sencillas como «graba un vídeo de menos de 1 minuto» no tenía el nivel de atención al detalle que estaba buscando.

Aunque parezca increíble, sólo con este paso eliminé al 50% de los candidatos.

También me cargué a todos aquellos que no me mandaron un vídeo o que me enviaron el vídeo de una canción, que fueron unos cuantos.

2. Evaluar la tarea #1 (organización de un evento)

En este ejercicio me encontré de todo. Desde gente que simplemente respondió «buscaría en Google y TripAdvisor lugares de eventos en Madrid para el aforo mencionado», hasta candidatos que llamaron a varios locales para pedir presupuestos y me mandaron un informe detallado con varias opciones, el precio de cada una y sus ventajas e inconvenientes.

Obviamente lo que buscaba era la segundo, un informe lo suficientemente completo como para poder tomar una decisión sin tener que buscar en ningún otro sitio, así que eliminé directamente a todas aquellas personas que no estuvieron a la altura o que cometieron alguna falta de ortografía.

Al resto les cambié el fondo de la celda a amarillo o a verde en función de si habían hecho la tarea bien o muy bien.

3. Evaluar la tarea #2 (respuesta a un e-mail)

Lo que buscaba en este ejercicio eran varias cosas:

  • Que el candidato se expresase de una manera clara y sin faltas de ortografía ni errores gramaticales
  • Que no se enrollase y escribiese un ladrillo
  • Que no intentase responder al lector basándose en sus propios conocimientos, sino que le recomendase posts o productos de Vivir al Máximo

Además, veía positivamente el que no respondiese en mi nombre, sino que se presentase como mi asistente o que al menos me indicase que no como no había especificado si quería que respondiese en mi nombre o en el suyo, había decidido hacerlo de una de las dos maneras.

De nuevo, en función de las respuestas, eliminé a unos cuantos candidatos y al resto les marqué el ejercicio en amarillo o verde.

4. Revisar todo lo demás

Llegados a este punto, la lista de candidatos se había reducido considerablemente, así que lo que hice fue leerme los perfiles completos de todos los que quedaban y ver su video de presentación.

Si veía alguna luz roja, como faltas de ortografía, mala redacción o unas expectativas salariales fuera de mercado, eliminaba al candidato.

Si no, cambiaba el color de la celda de su nombre a verde o amarillo en función de si me había gustado muchísimo el perfil o si sólo me había gustado.

Como después de esta primera revisión seguía teniendo a más candidatos de la cuenta porque el nivel era muy alto, tuve que hacer una segunda ronda siendo más estricto.

Esta vez eliminé a los candidatos que tenían tanto el nombre como los dos ejercicios en amarillo, y a los que cumplían los requisitos pero tenían un perfil algo más flojillo que el del resto.

Finalmente, después de leer una y otra vez los perfiles y darle muchas vueltas a quién descartaba y a quién no, me quedé con los que consideré que eran los 13 mejores candidatos para el puesto, que fueron los que pasaron a las Fase II.

Evaluación de las pruebas prácticas (Fase II)

El objetivo de esta segunda fase ya no era el descartar candidatos, sino el puntuarlos en función de sus habilidades.

Sabía que los 13 que habían pasado el filtro eran top y lo harían fenomenal si les contratase, pero como sólo podía contratar a uno quería elegir al mejor.

Como te comenté anteriormente, en esta fase le pedí a los candidatos que realizasen dos tareas de una hora cada una, así que para evaluarlos preparé un Excel con el nombre de todos los candidatos, revisé cada uno de sus ejercicios y les asigné una puntuación de 1 a 5, siendo 1 la peor y 5 la mejor.

Además, al lado de las puntuaciones incluí algunos datos de cada candidato para tener un contexto del candidato.

Evaluar las tareas me resultó bastante sencillo, porque como las había realizado yo antes sabía cuáles eran «las respuestas correctas», y también tuve muy en cuenta la manera en que cada candidato me había entregado la información que les había pedido, dando una puntuación más alta a quienes la habían organizado de forma que pudiese encontrar fácilmente lo que necesitaba.

En general, todos los candidatos hicieron un buen trabajo, pero hubo 3 que destacaron por encima del resto y que fueron los que pasaron a la siguiente fase.

Evaluación de la entrevista personal (Fase III)

El objetivo de la entrevista personal era el «desempatar» entre los candidatos finales y ayudarme a tomar una decisión.

Para evaluar esta fase no seguí un método específico.

Lo único que hice fue reunirme por Skype con las 3 personas que habían llegado hasta aquí, preguntarles las dudas que tenía sobre su perfil y sobre su situación personal, dejar que me hiciesen cualquier pregunta a mí y después de eso elegir teniendo en cuenta todos los factores y lo que me decía la intuición.

En mi caso, me resultó dificilísimo elegir. Estuve dudando hasta el último minuto entre los 3 candidatos, pero al final me acabé decidiendo por Adri por su situación profesional (no tenía compromisos con otras empresas) y también porque era una experta en edición de vídeos y había varios proyectos donde esa habilidad me podía resultar útil.

Paso #5: Cierra la contratación

Una vez que hayas seleccionado a tu candidato favorito, el último paso del proceso es comunicarle la buena noticia y empezar a trabajar.

Si tienes pensado hacerle un contrato fijo, aquí es cuando tendrás que hablar con tus asesores para que lo preparen todo. Este también es el momento en el que puedes pedirle que firme un contrato de confidencialidad o cualquier otro documento que consideres necesario.

Y básicamente… eso es todo.

¡Enhorabuena, has contratado a tu primer empleado! 🙂

Algunos comentarios adicionales

Sobre dedicar demasiado tiempo a contratar

Como has podido comprobar, el proceso de contratación que te acabo de presentar no es precisamente corto, sino que lleva tiempo y dedicación.

Al verlo, es fácil caer en la tentación de querer simplificarlo o acortarlo, eliminando sin querer pasos fundamentales.

¡Cuidado con esto!

El motivo por el que el proceso es largo es porque encontrar al candidato perfecto no es nada fácil.

Aunque a primera vista pueda parecer que estás dedicando demasiado tiempo, la diferencia entre contratar a un buen empleado y uno malo es inmensa.

Es mejor ir despacio y hacerlo bien, que ir más rápido y meter la pata.

Tómate tu tiempo en contratar.

Piensa que los CEOs de las grandes empresas, como Mark Zuckerberg, dedican hasta el 50% de su jornada a esta tarea.

Sobre gastar dinero para encontrar candidatos

A mucha gente le «jode» el tener que pagar cientos de euros en las distintas plataformas para publicar una oferta de trabajo.

Sin embargo, no debes ver esto como un gasto, sino como una inversión.

El conseguir encontrar a la persona adecuada tiene un valor incalculable para ti y para tu empresa, así que no escatimes en este aspecto.

Sobre tratar a los candidatos como personas

La gente que se presenta a tu proceso de selección no son nombres en un Excel, sino personas de carne y hueso.

Por favor, ¡trátalos como tal!

Durante mi proceso de selección, me aseguré en todo momento de escribir a los candidatos que no habían pasado a la siguiente fase para informarles del resultado y para darle las gracias por su tiempo y por su interés.

Además, a los candidatos que participaron en la segunda fase y completaron las dos tareas, les envié un cupón de regalo de Amazon de 20€ con un mensaje personalizado para que viesen que realmente valoraba sus ganas de querer trabajar conmigo.

Tú no tienes por qué hacer lo mismo que hice yo, pero asegúrate siempre de ser agradecido.

Sobre «trabajar gratis»

Cuando en la segunda fase del proceso de selección le expliqué a los candidatos que tenían que realizar dos tareas de una hora cada una, hubo una chica que se lo tomó mal y que me acusó de “ser un explotador” y “hacer trabajar a la gente gratis”.

En mi opinión, esta acusación no tiene sentido.

Pedirle a alguien en un proceso de selección que demuestre sus habilidades durante dos horas antes de contratarle es lo más normal del mundo, y es que ningún emprendedor con dos dedos de frente contrataría a un candidato sin antes ponerle a prueba.

Para que te hagas una idea, yo para trabajar en Microsoft tuve que rellenar varios formularios, pasar una entrevista de media hora en la universidad y luego desplazarme hasta Seattle un fin de semana para programar durante 5 horas, y no me pareció mal sino un proceso estupendo.

Otra cosa muy diferente sería que me hubiesen hecho trabajar 8 horas al día durante un mes como becario, pero eso y dedicar unas horas a las pruebas una entrevista son cosas muy diferentes.

Creo que el problema son las expectativas que tienen algunos jóvenes en España. Sigue habiendo gente que se piensa que para que te contraten es suficiente con enviar tu CV, cuando en realidad no es así.

Un proceso de selección nunca es gratis. Exige tiempo, dedicación y recursos a ambas partes, y es cómo funciona el juego.

Por eso, no te sientas mal pidiéndole a tus candidatos que demuestren lo que saben durante el proceso de selección, aunque les lleve unas horas y tengan que «trabajar».

Eso sí: como dije antes, agradéceles el que te hayan dedicado un pedazo de su tiempo, porque realmente es un honor que otras personas estén dispuestas a invertir todos esos recursos para conseguir que les contrates.

Conclusiones y recursos

Si tienes un negocio y te va bien, tarde o temprano necesitarás contratar a alguien para que te eche una mano, o de lo contrario acabarás siendo un esclavo de tu propio trabajo.

Contratar a tu primer empleado es algo que da respeto, y la mayoría de nosotros lo posponemos innecesariamente porque no sabemos por dónde empezar y tenemos miedo a meter la pata. Por eso, he escrito este post desgranando los pasos que seguí yo para contratar a Adri, mi asistente virtual.

Sé que mi proceso no es perfecto y que todavía tengo mucho que aprender (al fin y al cabo, ¡soy un novato en esto!). Sin embargo, espero que sea lo suficientemente útil como para ayudarte a dar el paso y encontrar a la persona perfecta para tu empresa, o, en el caso de que seas el contratado en vez del contratante, que te ayude a hacerlo mejor en el próximo puesto de trabajo al que te presentes.

Por último, y ya para terminar, me gustaría mencionar los recursos sobre contratación que más me ayudaron en su momento:

  • Double your Gmail productivity in just over one hour, del genial Miguel Hernández. Aunque el curso trata de cómo gestionar mejor GMail, hay varias lecciones en las que Miguel explica cómo contrató a su asistente virtual.
  • WHO: The A Method for Hiring, de Geoff Smart y Randy Street. El mejor libro que he encontrado sobre cómo contratar correctamente. Me lo recomendó Miguel.
  • Las ofertas de trabajo de James Clear, Ramit Sethi y Derek Halpern. Siempre hay que fijarse y aprender de aquellas personas que admiras y que saben más que tú. Por eso, utilicé las ofertas de su web como base para redactar la mía.

¡Y eso es todo!

Un abrazo grande… y buena suerte 🙂

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A sua vez! ¿Tienes experiencia contratando y hay algún consejo que te gustaría compartir? Cuéntanoslo en los comentarios.

Foto: operadora amigable call center

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