O que é um gráfico de Gantt e para que serve este gráfico?

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O que é um gráfico de Gantt?

Quantas vezes você já se sentou para organizar um projeto e sua agenda ficou cheia de notas e tarefas que você não sabia onde colocar? UMA Diagrama de Gantt, é a solução para o seu problema. É que, empreender, sempre leva um tempo de planejamento onde você deve definir os objetivos, estratégias e tarefas que irão te auxiliar naquele projeto.

Quando se trata de estabelecer uma cronologia na realização das tarefas, além de agir diante dos imprevistos inevitáveis, se você não tiver uma boa ordem e controle, é fácil perder informações. Hoje eu quero falar sobre o gráfico de Gantt, uma ferramenta muito simples e fácil de fazer que também ajuda a controlar e monitorar a evolução de qualquer projeto.

Eu vou te mostrar o benefícios que tem e também vou mostrar os passos que você deve seguir para criar seu gráfico de Gantt online. Por fim, veremos alguns aplicativos online com os quais você poderá fazer seus diagramas de uma forma muito intuitiva e simples.

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O que é um gráfico de Gantt?


O gráfico de Gantt é um gráfico que permite visualizar cada uma das etapas e tarefas que compõem um projeto durante um período de tempo especificado. Recebe o nome de seu criador, Henry Gantt, que o projetou no início do século XX.

Os eixos do gráfico que Gantt desenhou representam as diferentes tarefas a realizar, que se encontram no eixo vertical, e as datas de conclusão de cada uma delas, que podem ser apresentadas no eixo horizontal.

o a representação gráfica é feita por barras horizontais que mostram os intervalos de tempo de cada uma das tarefas.

A coisa mais interessante sobre este diagrama é o capacidade de sobrepor tarefas. E você já sabe que as tarefas que fazem parte de um projeto não são lineares, ou seja, nem sempre você inicia uma ao terminar a anterior.

Muitas vezes, há tarefas que se sobrepõem, seja porque devem ser realizadas em paralelo, ou porque você pode iniciar uma tarefa independente da outra para avançar o projeto.

O gráfico de Gantt permite que você veja todas essas informações de uma forma muito ordenada; assim, será muito mais fácil controlar como as coisas estão indo.

Para que serve um gráfico de Gantt?


Ao lançar qualquer projeto, seja de marketing ou não, é necessário levar a cabo as estratégias que definiu previamente que, por sua vez, o conduzirão à concretização dos objetivos traçados.

Um gráfico de Gantt pode ajudá-lo com tudo o que você propõeDesde definir a meta de aumentar as vendas da sua empresa, até visualizar a produtividade dos seus funcionários e até mesmo planejar a reforma que deseja fazer em casa.

Porque sim, você também pode usar este diagrama para seus projetos pessoais.

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Benefícios do gráfico de Gantt


Você pode ver o gráfico de Gantt como uma ferramenta usada por outras empresas e organizações maiores que a sua.

Mas acredite em mim, uma vez que você comece a trabalhar em seus projetos com este sistema de gestão, seja em um nível pessoal ou com uma equipe atrás de você, você não vai mais querer fazer as coisas de forma diferente.

eu quero compartilho com vocês os 4 benefícios que mais gosto desse planejamento tão ordenado quanto o gráfico de Gantt.

»Você pode ver todo o projeto de relance

A ordem das tarefas, com suas datas e horários de execução, permite saber, entre outras coisas, como o projeto está evoluindo.

Por outro lado, quando trabalhamos em equipa, é muito interessante que todas as pessoas que o constituem compreendam a importância do seu trabalho dentro do grupo.

Esta forma de abordar os projetos ajudará os trabalhadores envolvidos a entender a importância de fazer sua lição de casa na hora certa.

»Melhora a produtividade

Um gráfico de Gantt bem feito atinge eliminar reuniões de acompanhamento; não será mais necessário controlar como as coisas estão indo. Ou, pelo menos, não com tanta frequência.

Além disso, uma vantagem que gosto muito dessa ferramenta de planejamento é que eventos imprevistos são muito bem documentados. Você sabe que todo projeto está sempre cheio de desvios, e você tem que improvisar quase continuamente para que ele não pare.

O gráfico de Gantt ajuda você a tomar decisões melhores nos momentos complicados em que é necessário incluir uma nova tarefa ou adiar outras. E isso resulta em uma melhor coordenação de toda a equipe, pois todos veem as mudanças em tempo real.

»Motivar toda a equipe

Ter uma visão global de um projeto, com suas datas e blocos de tempo, ajuda muito na hora de começar a trabalhar. E é que muitas pessoas ficam motivadas e trabalham com mais eficiência quando podem ver o conjunto global de tarefas a serem realizadas.

»É tão flexível que ajuda você a se organizar melhor

A cronologia exibida pelo diagrama não só permite que você saiba o status de um projeto, mas também é uma forma muito visual de priorizar outras tarefas de outros projetos que são mais urgentes.

A criatividade e a imaginação não têm limites ao criar gráficos de Gantt. E é que você pode integrar alguns projetos a outros, exibindo assim as tarefas em ordem cronológica e alterando as datas de acordo com as prioridades.

Essa flexibilidade é impensável quando você gerencia seus projetos com um modelo mais tradicional. Garanto-vos que visualizar o estado dos projectos no ecrã, desenvolve a tua capacidade de organização e criatividade ao limite que desejas.

Desvantagens do gráfico de Gantt


É uma ferramenta de trabalho muito eficaz, mas também apresenta desvantagens. Com isso não quero dizer que esqueça a ideia de implementar o gráfico de Gantt na sua empresa, mas quero que você conheça essas 3 desvantagens que esse sistema de planejamento tem:

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  • Você tem que estar ciente do projeto e anotar todas as atualizações: Isso é óbvio, mas quero destacá-lo porque quando não estamos acostumados a documentar tudo o que acontece em nosso dia a dia, o período de adaptação na transição para o gráfico de Gantt pode ser um pouco difícil.
  • É vital que você tenha o objetivo final marcado: este ponto é fundamental para que esta ferramenta funcione. Ou seja, você não pode colocar todos os projetos em um diagrama cronológico como este; porque a filosofia deste processo está apenas no tempo que leva para realizar as tarefas do seu projeto. Ou seja, tem um fim, uma meta alcançada.
  • É um sistema complexo quando você tem um projeto muito grande em mãos. Isso não é novidade para os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos; Portanto, a chave para o sucesso de um gráfico de Gantt está na definição das tarefas e subtarefas de cada projeto.

Como fazer um gráfico de Gantt em 4 etapas?


Como fazer um gráfico de Gantt em 4 etapas?

Uma vez que você está claro sobre o projeto e definiu seus objetivos, juntamente com as estratégias que deve executar para alcançá-los, é hora de criar seu gráfico de Gantt.

Para fazer isso, recomendo que você siga estas 4 etapas simples.

1º Faça uma lista com todas as tarefas

Pegue uma folha em branco e anote todas as tarefas que são necessárias para poder realizar o projeto e terminá-lo com sucesso.

É muito importante que você tente fazer essa lista à medida que cada tarefa se torna necessária; na verdade, eu aconselho você a escrever também os prazos de execução e as pessoas de sua equipe a quem você planeja atribuir cada uma delas.

Você pode se deparar com tarefas que, por sua vez, têm subtarefas. Você deve escrever tudo; Por exemplo, imagine que seu projeto tenha uma tarefa que é a gravação de um vídeo.

Nesta tarefa, você deve dividir as diferentes subtarefas, ou etapas, de que a criação de vídeo precisa; escrever o roteiro, gravar o vídeo, editar, criar uma introdução e um final, se aplicável, etc.

2º Crie outra lista com as tarefas que são interdependentes

Agora você tem que tarefas de grupo que dependem de outras tarefas; Para isso, é muito interessante que você saiba identificar aquelas que não precisam esperar para serem realizadas.

Voltando ao exemplo dos vídeos que mencionei na seção anterior, para poder editá-los é necessário gravá-los; e primeiro, você deve escrever o script.

No entanto, a criação de uma introdução, miniatura ou texto descritivo não são tarefas dependentes do processo. Portanto, essas tarefas não dependentes podem ser agendadas ao mesmo tempo que as anteriores ou até antes.

3º Crie os tempos do projeto

Agora que você escreveu e limpou todas as tarefas que você deve realizar para avançar seu projeto, você deve atribuir o prazo total em que irá concluí-lo. Lembre-se de que você vai sofrer imprevistos e atrasos, algo muito comum em todos os projetos, esteja você realizando ou não um gráfico de Gantt.

Lembre-se da flexibilidade de que falei algumas seções atrás; você deve ser o primeiro elo em flexibilidade ao definir os tempos de execução das tarefas em particular, e do projeto em geral.

4º Atribuir tarefas aos membros da equipe

A última etapa é atribuir as tarefas às diferentes pessoas da equipe que participarão da criação do projeto. Esta parte é muito importante; acho que nem todas as pessoas têm as mesmas taxas de trabalho.

Portanto, você tem que atribuir tarefas complexas a pessoas eficientes; Não se deve esquecer o horário de descanso e férias dos funcionários, bem como sua carga horária.

Você ainda está pensando naquela pessoa que é tão decidida e ela vai te ajudar muito, mas ela não pode te ajudar porque já está envolvida em outros projetos.

Quais ferramentas usar para criar seu gráfico Gantt Online?


Ao fazer seu gráfico Gantt Online, colocando todo o trabalho que você fez anteriormente em ordem, existem muitos aplicativos onde você só precisa insira os dados e eles o guiarão por todo o processo de gerenciamento e monitoramento.

Aqui estão alguns dos mais conhecidos:

Planilhas do Google

Graças ao Drive, também podemos criar esses diagramas com o Planilhas Google.

Segunda-feira

Este aplicativo é bem visual e você vai adorar por sua fluidez, além de ter uma interface bem simples. Mesmo com a segunda você pode integrar várias ferramentas de gestão que com certeza você utiliza no seu dia a dia.

Segunda-feira - ferramenta de gráfico de Gantt

Asana

Você pode se surpreender ao encontrar nesta lista um aplicativo de gerenciamento de tarefas usando quadros com a estrutura Kanban. E isso nada mais é do que a implementação de um gráfico de Gantt Online; na verdade, o próprio aplicativo Asana o convida a criar seus projetos seguindo esse modelo de planejamento.

Wrike

Wrike é outro aplicativo muito intuitivo e simples que o ajudará a monitorar exaustivamente todas as suas equipes e projetos.

conclusão

Existem muitos aplicativos onde você pode fazer um gráfico de Gantt Online; o melhor deles é aquele que te deixa mais confortável e com o qual você agiliza a gestão de seus projetos.

E sim você quiser fazer você mesmo, pode sempre recorrer ao Excel ou a uma planilha; porque os gráficos de barras empilhadas nada mais são do que um gráfico de Gantt, onde a linha do tempo está no eixo horizontal e as tarefas do projeto no eixo vertical.

Imagem da capa: Freepik

Você usa o gráfico de Gantt? Você sabia que essa ferramenta de gestão existe?

Deixe-nos um comentário e compartilhe sua experiência com este sistema com minha comunidade.

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